カテゴリー別アーカイブ: 大学職員の基礎知識

大学職員の役割

わたしたちは「大学プロデューサー」である

たしか立命館大学の採用ウェブサイトで「大学プロデューサー」という言葉を目にした記憶があるのですが、これはまさにその通りだろうと思っています。

大学教員が、たとえ事務職員よりも立場が上であろうと、各種の委員会で発言権を持っていようと、やはり大学教員の興味関心の大半は、自分自身と所属学部の権益に向いています。大学全体をどのような方向に進めていきたいとか、ブランディングの着眼点とか、そのような発想を持っている大学教員は(私自身が業務で接する範囲では)ほとんどいません。

事務職員は大学教員がアンタッチャブルな法人業務を司るのはもちろん、教学業務の細部にまでサポートに回っています。広報活動を通じてブランディング活動を行い、入試業務を通じて大学に相応しい学生を集め、研究支援を行うことで将来への投資を図り・・・大学職員の役割は非常に多岐にわたります。もちろん1人の事務職員が全てに関わるわけではありませんが、それぞれの事務職員が各自の持ち場で「大学プロデューサー」として大学の魅力向上に貢献しています。

大学教員が教育や研究に専念するための「アウトソーシー」である

大学職員の役割を説明するうえで、大学教員と中学・高校の教員の違いについて触れておきたいと思います。
中学・高校の教員の仕事は大学教員に比べて事務的作業が非常に多く、もっとも手間なのが成績表や出願書類の作成です。いまでこそパソコンやワープロを使えるようになってきていますが、成績や所見の入力から印刷及び生徒への配布まで、基本的にすべて教員が行います。
また、入学式・卒業式や体育祭などの各種行事の企画・運営もすべて教員が行います。学校内の委員会活動で使用する資料はもちろん教員の手作りであり、会議の通知から資料の印刷・配布まで教員が自分で行います。

一方で大学においては、上記に列挙した業務の大半は事務職員の仕事です。例えば、定期試験の採点は教員の仕事ですが、成績表の作成や配布は事務職員が行います。入学式や卒業式に関しては、登壇者以外の教員は出席すらしません。委員会で配布する資料は事務職員が作成します。

大学は中学・高校よりも圧倒的に事務職員が多いため、事務的作業の大半を事務職員にアウトソースすることが可能です。事務職員が「アウトソーシー」として事務的作業を引き受けることにより、大学教員は教育と研究に専念することができるのです。

大学職員は教員コミュニティーの「官僚サン」である

大学教員は決して仲良しグループではなく、組織として一枚岩ではありません。けっこうな割合でお互いのことを奇人・変人だと思っており、腹が立つので話したくもないと言っている教員もいます。1人の教員の文句に付き合わされて、教授会が深夜まで長引くこともあるのです。(還暦を過ぎたお爺ちゃんどうしが、いい加減にしろ!と怒鳴り合う風景を想像できるでしょうか?)

教員組織は良く言えば多様性であり、悪く言えば単なるカオスです。そのような組織を円滑に回していくためには、感情的にならず第三者的に関わることのできる人、すなわち事務職員の存在が欠かせません。大学教員の中には(もちろん冗談半分で)事務職員を「官僚サン」と呼ぶ人もいますが、ときには教員の愚痴を聞き、教員の気が済むまで文句を言われ、それでも「あるべき方向に」組織を案内していくのが事務職員の一つの姿だと思っています。

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大学職員の苦労や悩み事

丸腰で本番に挑む「なんでも屋」

セブンイレブンであれ東京ディズニーリゾートであれ、一流のサービス業には一流のマニュアルがあります。その場対応力が顧客満足の決め手であることに違いはありませんが、それも確かなマニュアルが土台にあってこそ為せることです。

これらの企業と業界こそ違えど、大学職員にも接客的な業務やイベント対応は多々あります。分かりやすいところでは学生対応窓口のある学生部や教務部、就職部なども同様でしょう。研究支援系の部署では教員に対する窓口業務があり、寄付金担当の部署ではOB・OGや企業などが相手となります。
大学にとって最も重要なイベントは入学試験対応であり、その他にも定期試験や入学式・卒業式、オープンキャンパスや出張説明会など、年間を通じて数々の催しがあります。

多くの大学職員が「しんどい」と口にすることは、上記のような業務やイベントについてのマニュアルがほとんど存在しないということです。大手企業のように事前研修が充実しているわけではなく、配属初日から何も分からぬまま窓口に立たされます。他大学出身者であれば、その大学の学部名さえ記憶が定かではない状況で、教務部の窓口で学生対応をしなくてはなりません。

入学試験対応では全部署総出で試験監督などに駆りだされますが、担当者一覧とタイムスケジュールが記載された薄い要項を当日配布されるだけで、それ以外の説明は特にありません。入学式も卒業式も同様です。「何か困ったら近くの職員に聞く、それで大抵なんとかなる」という前提のもと、大学職員は常に丸腰で本番に挑む「なんでも屋」なのです。

事務職員の「レッテル」を背負う、という苦悩

わたしが大学職員になって間もない頃、とある先輩職員から大学教員の書いた会議資料のチェックを頼まれました。その資料はとても読みづらく、曖昧で冗漫な記述を多く含んでおり、業務文書としてはいささか問題があるように思われました。そこで最低限気になる箇所だけ修正して報告したところ、その先輩職員から「誤字が無いかだけ見てくれればよかったんだけどね」と言われ、結局のところ修正無しで会議に提出されました。

教員が事務職員的な仕事もこなす小規模大学は別として、教員と事務職員はこのような関係にあると考えて間違いないでしょう。よほど例外的なケースを除いて、課長になろうと部長になろうと、この関係は変わりません。30代の教員が50代の職員にタメ口を使うことなども驚くに値しません。最近では「教職協働」という言葉をよく耳にしますが、実際のところ同じ釜の飯を食う仲間というような意識はほとんどありません。

当たり前と言えば当たり前のことなので誰も口に出しませんが、やはり教員に対する事務職員の立場の低さは、なんとも言えない鬱屈としたものがあります。なるべく気にしないように心掛けてはいますが、ふと思い出すたびに憂鬱にならざるをえません。

「下り列車」の終着駅はどこに? ~人は減らされ仕事は増やされ~

ここ10年程度の間に研究支援系や学生サポート系の部署を新設した大学も少なくないと思われます。国による補助金政策の後押しもあり、今後はIR部門(インスティテューショナル・リサーチ)を設置する大学が増えてくるでしょう。

景気の良い業界であれば事業拡大とともに社員数も増えるのでしょうが、大学業界では職員数が増えるどころか専任職員から契約職員への切り替えが進められています。学生獲得のために高校生対象のイベントは増えるばかりで、こうした新規業務は部署横断的に人を出して対処しているような状況です。

大学という「下り列車」が20年後か30年後、いまと同様にどこかの寒村を走り続けているのか、あるいは何らかの終着駅に行き着いているのか、いずれにせよトンネルの先に明るい未来が見えないというのは、大学業界で働く人にとっての共通した悩みではないでしょうか。

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大学職員の一日

筆者自身をモデルとした大学職員の一日です。

4:30- 起床
朝型人間のわたしは、この時刻に起床することが多い。基本的に目覚ましアラームは使わない派。このブログを書いたり、本を読んだりして過ごす。

6:00- 朝食
家族が起き出してくるので、そろって朝食をとる。朝食後はテレビで情報番組を見つつ、新聞を流し読みする。インターネットで多くの情報が出回るが、やはり新聞とネットは異質なものなので購読はやめられない。ただし、新聞の購読料には販売店の利益が多く含まれており、ネットの普及とともに見直されるべきだとは思う。

7:00- 出勤
通勤スタイルはスーツの日もあれば、カジュアルな日もある。ドレスコードは普通の会社員に比べ格段に低く、ジーンズで出勤してくる人もいたりする。もちろんTPOだけど、その裁量の幅がかなり幅広いということ。

7:50- 出社
自席に到着。始業までは同僚と雑談したり、回覧書類に目を通したり、メールチェックなどしたりして過ごす。自身はあまり残業をせず帰宅しているので、メールソフトを開くと、いつも10件程度のメールが入っている。ちなみに、朝活や朝残業を取り入れているサラリーマンが世間では増加中だと耳にするが、自身の勤務校でそのような事務職員がいるという話は聞いたことがない。TOEICや資格試験の勉強をしている人も非常に少ない。あまり自分磨きに関心が無いのが大学職員の特徴なのか。

9:00- 会議資料の作成
大学には教授会や各種の委員会など、月イチ開催の定例会議が多くある。会議の多さは大学業界の特徴。自身の勤務校の場合、事務職員はそれぞれ最低1つの会議運営に関わっているはず。こうした会議の資料作成は、事務職員のメイン業務の一つである。基本的には前年の同時期の会議資料を参考に作成すればいいのだが、企画・検討中の事案については教員と連絡を取りながら作成する。文系学部の教員は授業日以外は出勤しない日も多いため、教員との連絡は基本的にメールで行う。教員からのメールの返事は翌日になることが多く、返事がこない場合は自宅に電話したりもする。民間企業出身者としては、このあたりのタイムロスにギャップを感じる。

12:00- お昼休み
昼食は家からお弁当を持ってきたり、近所のコンビニや定食屋に行ったり、その日の気分で。大学ならではの特徴として、学食を利用することもできる。学生にまじって昼食をとっていると、なんとなく異邦人的な感傷に浸れてしまうのは自分だけであろうか。自身の勤務校の場合、学食はあまり安くないので、積極的には利用していない。学食とは別に教職員食堂があり、500円前後でそれなりのものが食べられる。ただ、お偉いさんや教員が多いため、こちらも積極的には利用していない。なお、教職員食堂と言っても、学生や学外者でも利用できる。

13:00- 他部署との連絡会議に出席
定期的に複数の部署が集まる連絡会議が設けられているので、この場を通じて学内に周知したいことを連絡したり、いろいろな依頼を出したりする。

14:00- 課内で打ち合わせ
プロジェクトの進捗状況や、会議資料の確認など、わりと頻繁に打ち合わせを設けている。最低限の仕事だけこなすならば時間はかからないが、やはり皆それぞれ問題意識があるため、ついつい話が長くなりがち。

15:30- 事務作業
そのときどきで雑多な事務作業を抱えているので、それらをさばいていく。官公庁や外郭団体への提出物の作成、業者との連絡、刊行物の原稿執筆や校正、学内データのとりまとめ、人事労務や予算執行等の庶務的業務などいろいろ。
感覚的に、自組織で完結する業務の割合は多くなく、他部署にメールしたり電話したり、返信がなければ督促したり、そんなことをしているうちに時間がどんどん過ぎてしまう。

17:00- スケジュールの確認、見直し
毎週金曜日はその週の仕事の成果と今後のタスクを棚卸しし、次週以降のスケジュールを見直している。自身の担当業務はもちろん、課内スタッフの仕事の状況もあわせて確認している。

17:30- 退社
自身はあまり残業をしないが、残業の有無は本当に人それぞれ。定時キッカリに退社する人もいれば、組合との協定を超える人もいる。ただ、民間企業のように毎月100時間を超えるような残業は稀かと。
退社時間はバラバラなので、仕事後に一杯飲んでいくという文化は無い。自身は転職前に比べて同僚とのノミニケーションが激減し、交際費も多くかからずに済んでいる。

18:30- 帰宅
帰宅後は家事や食事をしながら一家団欒。テレビを見たりネットをしたりして過ごす。入浴は夏でも湯船につかる派。

22:00- 就寝
前述のとおり朝型人間なので就寝は早め。寝床に入ると5分以内に寝入る自信あり。

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大学職員として就職するには

国立大学法人へ就職するには

国立大学は2004年に法人化され、現在すべての国立大学は国立大学法人により運営されています。したがって、国立大学の職員は国立大学法人の職員となり、公務員ではない点に注意が必要です。(ただし、国立大学法人の給与は公務員の水準を参照していること、採用時に筆記試験を課すなどの点で公務員との類似性は極めて高いと言えます)

国立大学法人に就職するには、大きく分けて2つの方法があります。1つは「国立大学法人等職員採用試験」を受験する方法、2つ目は国立大学法人が個別に実施する公募に申し込む方法です。前者は公務員試験に準じた採用方法であり、それに対して各大学の個別公募は民間企業の就職活動と同様です。最近では国家公務員も民間企業的な採用枠を設けているので、国立大学法人にもその波が押し寄せているのでしょう。

国立大学法人等職員採用試験は、全国7地区の実施委員会がそれぞれ試験を運営しています。各試験委員会のウェブサイトは以下のとおりです。

北海道大学地区実施委員会
東北地区実施委員会
関東甲信越地区実施委員会
東海・北陸地区実施委員会
近畿地区実施委員会
中国・四国地区実施委員会
九州地区事務・技術系職員等人事委員会

試験は一次と二次に分かれて実施され、一次試験は各実施委員会が行う筆記試験(教養試験)、二次試験は大学ごとに行う面接考査等となっています。

一次試験
教養試験120分
40題全問必須解答
多肢選択式による筆記試験(大学卒業程度)
①一般知識(社会(7問)、人文(7問)
及び自然(6問)):20問
②一般知能(文章理解(7問)、判断推理(8問)、
数的推理及び資料解釈(5問)):20問

二次試験
面接考査等
国立大学法人等ごとに、第一次試験合格者に対して個別に日程を設定して実施します。
なお、事務系(図書)では、必要に応じて図書等の専門性を、また、技術系では、各試験区分に関する専門的知識について考査します。

※関東甲信越地区試験実施委員会ウェブサイトより抜粋(H27年度)

一次試験にはインターネットで申込むこととなっており、メールで送付される受験票を印刷して持参します。合格発表は地区ごとに異なりますが、試験実施から3~5週間後に発表されます。
一次試験の合格者は各実施委員会が作成する「第一次試験合格者名簿」に登録され、この名簿は合格発表から1年間保管され、欠員が生じた場合にはこの名簿に基づいて都度採用が行われる仕組みです。
なお、一次試験は従来5月に実施されていましたが、平成27年度は8月第4日曜日に変更となりました(申込期間は7月1日から15日まで)。

一次試験合格発表後(大学によっては一次試験実施後)、各大学は業務説明会を行います。参加は必須ではありませんが、国家公務員で言うところの官庁訪問のようなものですので、二次試験で不利益とならないよう是非参加した方がよいでしょう。

二次試験の内容は大学ごとに異なり、面接考査では個人面接やグループディスカッション、適性試験や小論文などが課される場合もあります。二次試験に関しては私立大学の採用選考試験や民間企業の就職活動とほぼ同様だと言えます。

二次試験の合格発表(つまり内定通知)は大学ごとに行われます。いわゆる内定解禁日のようなものはないため、二次試験後はそれほど間を置かず内定が通知されます。内定に応じた場合には、各試験実施委員会に「第二次試験合格届」を提出します。なお、複数の大学から内定を受諾することはできません。

なお、国立大学法人等職員採用試験については、別冊受験ジャーナルが受験対策本を毎年度発行しているため、早期に入手して一次試験の過去問対策を行うことをおすすめします。

私立大学へ就職するには

私立大学に就職するには、各私立大学が実施する公募募集に申し込むことになります。国立大学法人等職員採用試験と異なり、公募の時期は大学ごとに異なります。さらに、公募の方法も大学によって異なります。大学ウェブサイトで公募を行う大学もあれば、ハローワークや就職情報サイトを利用する大学もあります(大学ウェブサイトには一切情報を出さない大学もあります)。

私立大学へ就職するには、まず第一に事務職員の公募情報を収集する必要があります。全国に500以上ある私立大学の公募情報をそれぞれ集めるのは困難ですが、以下のような情報源を利用すれば、効率的に情報収集を行うことが可能です。

業界専門サイト
大学職員公募情報国立大学・公立大学の事務職員公募情報

各種求人情報サイト
リクナビリクナビネクストリクナビエージェントDODA人材バンクネット

なお、転職エージェント系の非公開求人は基本的に一般公開されないため、基本的にサービス利用者のみ情報を得られる状況となっています。(こちらの情報も参照ください)

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