月別アーカイブ: 2016年4月

求められるタスクと知識を「重要性と緊急性のマトリックス」に書き出せば異動も引き継ぎも怖くない!

この時期、多くの企業や官公庁等で、人事異動により新しい仕事を担当する方もいらっしゃるかと思います。わたしの勤務校でもご多分に漏れず、事務職員の配置転換は4月に集中します。部署異動となった職員はもちろん、同じ部署に残留する職員においても、業務分担の変更くらいは起こりえるでしょう。

そのような状況下、新しい部署や担当業務に対してアタマをすぐに切り替えることができれば苦労は無いのですが、「いったい何をすればいいんだろう」と悩む同僚の姿をこれまで多く見てきました。
とりわけ企画系の部署ではその傾向が強いようで、現業部門から異動してきた人たちが口癖のようにボヤくのは、「ルーチン作業に追われていた方が気分的にラクだよ」というセリフです。とりあえず朝から晩まで手を動かしていれば、なんとなく働いた気になれるということなのでしょう。まあそれも一理ありますが。

わたし自身も民間企業、そして大学へと、さまざまな企画系部署を渡り歩いてきた身として、このような人事異動を何度も経験しました。もちろんビジネスパーソンとしてのベーシックスキルは共通ですから、それまでに蓄積した知識や経験が生きないということはありませんが、基本的に異動直後はゼロベースでのスタートとなります(特に転勤が伴う場合は人脈もゼロクリアとなるのでキツいものがあります)。

異動に際して生じる問題をひとことで言ってしまうと、「ミッションは分かっているけど前提となる知識が膨大すぎる」ということに尽きます。営業担当であれば商品カタログを頭に叩きこまねばなりませんし、顧客カウンターの窓口業務であればマニュアルやQA集を片時も手放せないでしょう。
さらに企画系部署においては、必要とされる知識は無尽蔵であり、少なくとも過去2年分の検討経過くらいはフォローしておかないと仕事に合流できません。「いったい何から手を付ければ・・・」という不安感や焦りから毎日遅くまで残業した経験が自分自身にもありますが、そういう努力はあまり実を結びませんね。地図を持たずに歩いているようなものですから、当然と言えば当然ですが。

そこで、このような異動や引き継ぎに際しての、わたしなりのノウハウをご紹介したいと思います。(ようやく本題です、前置きが長くてすみません)

求められるタスクと知識を「重要性と緊急性のマトリックス」に書き出す

スティーブン・コヴィーの「7つの習慣」を読んだことのある方なら、「重要性と緊急性のマトリックス」についてご存知かと思います。わたしはフランクリン・プランナーの使用者でもなければ、コヴィー氏に心酔しているわけでもありませんが、異動や引き継ぎに際しては極めて有効に機能すると考えています。

「重要性と緊急性のマトリックス」のイメージは下図のとおりです。

matrix4

非常にシンプルな考え方なので説明の必要は無いと思いますが、基本的にすべての仕事はこのマトリックスにマッピングが可能です。重要性と緊急性をタスクごとに評価することで、優先順位を視覚化することが可能となります。(ちなみに、上記の4分類の中で、もっとも注意を払うべきは「重要性(高)、緊急性(低)」のゾーンだと言われています)

どの仕事から手を付ければ分からない・・・という人は、おそらく「緊急性」の評価ができていないことが問題の原因でしょう。ぜひとも上司や同僚の助言を受けながら、上記のマトリックスにタスクを整理してください。上司と部下とでは緊急性の認識が意外とズレていたりするものです。(上司と緊急性の認識がズレていると悲惨ですね。2週間後にはドヤされるでしょう。)

企画系部署にお勤めで、膨大な資料を前に途方に暮れている方もいらっしゃるでしょうが、どうぞ安心してください。当然ながら資料やデータも重要性と緊急性で分類可能です。タスクのマッピングが完了したら、タスクごとに必要な資料を上記の4分類に整理しましょう。そうすれば、資料を読むべき順番が明らかになります。目を通さなくても結果に影響しないのならば、読まないという判断も当然にアリです。

一方で、「重要性」の評価については、周囲の意見だけでなく、自分自身の考え方を大切にする必要があります。部署としての重要性と、自身のキャリアにおける重要性は必ずしも同一ではありませんから、両者は切り離して考えなければなりません。

上記のようにタスクや情報をマトリックスに落とし込むことができれば、進むべき進路が明確になりますし、その日一日をどのように過ごしてよいかという不安感からも開放されるでしょう。最後までお読みいただきありがとうございました。

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

紹介予定&派遣求人給与ランキング(4月26日)

4月26日付けの紹介予定&派遣求人の給与ランキングは以下のとおりです。
時給トップの慶應義塾はキャリアカウンセラーの募集。次点の東京女子医科大学は時給1800円で、業務内容は多少英語を使いそうなOA事務。特に根拠はありませんがToeic600点程度のスコア持ちであれば積極的に応募してよいかと思います。武蔵野大学は専任と非正規雇用の給与差が少ない大学と思われフェアな印象ですが、それだけの仕事が求められそうな印象です。
関西方面では立命館が時給を900円から1000円に戻しました。

2100円:慶應義塾大学
1800円:東京女子医科大学
1610円:武蔵野大学
1550円:昭和女子大学
1490円:戸板学園
1470円:女子美術大学
1440円:拓殖大学
1420円:早稲田大学
1400円:順天堂大学
1300円:法政大学
1200円:同志社
1000円:立命館

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

「いろいろ考えたんだけど」へのリツイートがけっこう多いことについての考察

ずいぶん以前に、ひろのぶbot氏のTwitterをリツイートしたところ、それに対するリツイートやお気に入りがけっこう多くて驚いています。主観的で感覚的な言葉なんだけど、妙に腑に落ちてしまう。そこが人の感性に訴えるのかもしれません。
せっかくなので、大学職員的な視点から、身の回りの出来事に対して「いろいろ考えたんだけど」を検証してみたいと思います。例によってご関心があれば続きをご覧あれ。

続きを読む

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

紹介予定&派遣求人給与ランキング(4月8日)

4月8日付けの紹介予定&派遣求人の給与ランキングは以下のとおりです。
時給トップの慶應義塾はキャリアカウンセラーの募集。次点の明星大学は時給1700円で、業務内容は補助金申請に関する事務補助。明治学院大学は秘書業務で時給1650円。ちなみにわたしの勤務校の場合、秘書的業務というのは非常に「ゆったり」しています。
今回の狙い目は明星大学か明治学院大学で決まりでしょう。
関西方面では立命館がついに時給1000円の壁を突破し、900円で人材を募集中。

2100円:慶應義塾
1700円:明星大学
1650円:明治学院大学
1500円:早稲田大学
1440円:拓殖大学
1400円:慶應義塾
1400円:順天堂
1300円:法政大学
1200円:帝京大学
1200円:同志社
900円:立命館

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

効率よく仕事をしたければ、「やり残して」帰りなさい

連日連夜のように残業が続く、有給休暇を取るなど夢のまた夢・・・というビジネスパーソンの嘆き節をよく耳にします。完全に業務量がオーバーフローを起こしているような勤務環境ではお手上げかもしれませんが、日常の行動や心構えを少し変えるだけで劇的に状況が変わるかもしれません。

「区切りのいいところまで終えてから帰る」という考えを改める

仕事に対して責任感の強い方や、仕事のダンドリに関する意識が高い方にありがちな習慣だと思いますが、「区切りのいいところまで仕事を終えてから帰宅する」という考え方を改めましょう。

明日でも構わないメールの返信を送ったり、あと少しだから資料を作り終えてから帰ろうとか、日常のワークシーンではありがちな働き方だと思いますが、こうした仕事の「やり残し」を片付けるために30分や1時間は過ぎていってしまいます。
さらに、そうこうしている間にも、明日でも構わない用件で電話が鳴り、上司や同僚から声がかかり、それらの用件を処理してから帰ろうと、際限なく残業時間が伸びていきます。こうなると2時間や3時間の残業ではおさまらなくなるでしょう。
各々が「区切りのいいところまで」働こうとするあまり、お互いの仕事を増やしてしまうのです。

こうした悪循環から抜け出すためには、「区切りのいいところまで働く」という考え方を変えなければいけません。
そもそも、わたしたちが生きている「時間」というものに区切りなどありません。今日も明日も1年後も、時間は永遠につながっています。今日と明日の間に「区切り」を作ろうという考え方は、とても非科学的であり、不自然な発想なのです。
どうせなら「区切り」など考えず、徹夜で思いつく限りの仕事を終わらせてしまい、次の日はオフにしてしまった方が、「区切り」のために毎日残業するよりも、よほど健全な働き方ではないかと思います。

仕事の「やり残し」が翌日の午前中を活性化させる

区切りのいいところまで仕事を片付けてから帰宅する理由は、翌日の朝を慌てずに迎えたいからでしょう。前日にあらかた仕事を片付けておけば、精神的に落ち着いた状態で、スムーズに次の仕事に着手することができます。一般的なダンドリ術においては、むしろ推奨されているノウハウの一つだと思われます。

そのような働き方に真っ向から反対するつもりはありませんが、一つだけ「思わぬ盲点」があることにお気付きいただきたいと思います。

『前日に仕事が片付きすぎてしまうと、翌日がスロースターターになってしまう。』

仕事の「やり残し」が無いことにより、落ち着いた気持ちで翌日の仕事に着手できる、それは大変に結構なことです。しかし、逆の言い方をするならば、翌日は5割とか6割の力で走れてしまう状況になります。どれだけマジメな人であっても、焦っていなければ全力疾走はできません。
集中力が落ちた夕刻以降に残業し、脳の機能が最も高まる午前中をスローペースで過ごすわけですから、これが事実ならば非常に皮肉なことです。

一方で前日に仕事をやり残して帰宅した人は、朝から120%の猛ダッシュで突っ走ります。のんびりとメールに目を通したり、コーヒーやタバコで一息つくようなこともなく、黙々と仕事を片付けます。そうこうしているうちに、前を歩いていた残業集団に追いついてしまうことでしょう。仕事の「やり残し」が翌日の午前中を活発化させるための起爆剤になるわけです。

まるで皮肉なウサギとカメのようなストーリーですが、わたしは誰もが賢く幸せなカメになれればと願っています。しかし、現実には難しい問題があり、その最たるものが「夕刻以降の打ち合わせ」です。個人ワークであれば集中力とスピードをMAXにして追いつくことが可能ですが、自分が知らないところで話が進められてしまうとお手上げです。打ち合わせはコアタイムに集中させる、これが時間を自らコントロールするための第一歩であると思います。

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn